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書類ファイリング指導とは？

書類ファイリング指導とは、領収証・請求書等証憑類の整理の仕方をご指導するものです。
経理業務では、日々業務が進んでいくので、ものすごい量の書類を扱うことになります。
ほおっておいたら、ダンボール一杯書類の山になってた・・・なんてことはザラでしょう。

まずは、ルール作りをしましょう。
日々の領収証、月々の請求書、あるいは借入明細等ある一定期間保存が必要な書類等、
その種類に応じてルールを決めておけば、後はそれに従って綴っていくだけです。
 

書類ファイリング指導のポイント

「○○会社からの請求書、どこにやったっけ～？」
「この支払って、内容何だたっけ～？」と書類探しに2時間も3時間もかかってしまったという経験は
ありませんか？
気付かないうちに、時間のロスをしていますヨ。ルール通り綴っていれば、探す場所が明確で、結果的に
時間短縮に繋がります。
 

また、担当者が不在の時や病欠になった時でも、ルール作りをしていれば、他の人でも書類を
探すことができ、会社のリスク管理の一つになります。
 

メニュー内容

項目ごとにわける

領収証、請求書等、項目ごとにわけます。
 

つづる

領収証は、日付順にならべて貼っていきます。 ある程度、重ねて貼ると用紙の節約になります。
請求書は、月毎で綴り、業者ごと”あいうえお順”に並べて紐とじします。
 

決算が終わるたびに保管

決算期が終わるたびに、一つの箱に入れて保管します。これら書類の保存期間は法律により決まって
いるので、それまで保管します。
 

長期にわたる書類

借入明細や保険証券等は、期間が長期に渡るので、それぞれにファイルに綴り、さらにインデックスや
明細一覧等を付けておきます。決められた場所に置いておきます。
 

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